| > Progressivement l'information devient la principale richesse de l'entreprise. Notre société peut prendre en charge la conception de votre INTRANET de A à Z : |
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L'information est une matière première qu'il faut savoir :
> Acquérir > Transformer > Diffuser > Capitaliser > Produire
> Utiliser pour les prises de décision
> Intégrer dans les produits et services
> Vendre
> L'Intranet est pour cela désormais une priorité applicative des entreprises
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| Son évolution intègrera naturellement la multiplication des accès distants : Employés, Clients, Fournisseurs qui devront pouvoir accéder aux ressources de l'entreprise (données et applications) à tout moment et en tout lieu. |
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| > Méthodologie pour bâtir le projet et le gérer : 3 phases : Réflexion, Conception, Réalisation |
- Analyse du matériel et des investissements matériels
- Analyse de l'existant et audit afin de recueillir les besoins et attentes des collaborateurs en matière d'information
- Communication interne et gestion des flux d'informations afin de construire les outils dans leur concept
- Design pour sa déclinaison sur tous les écrans de l'Intranet
- Programmation informatique pour développement des pages et interfaçage avec bases de données entreprises
- Formation des utilisateurs
- Communication pour accompagner le projet et informer les futurs utilisateurs |
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> LES PRINCIPAUX AVANTAGES D'UN INTRANET :
> Les interconnexions entre systèmes hétérogènes se font plus facilement. L'entreprise peut intégrer, développer ses différents systèmes informatiques sans rupture brutale
> Elle acquiert ainsi une certaine indépendance vis-à-vis de ses fournisseurs informatiques et échappe ainsi au marché captif des solutions et matériel
> L'ouverture sur l'extérieur est facilitée car les standards de communication sont les mêmes que sur l'Internet
> Le partage des informations est favorisé, moins de papier circule entre les différentes personnes
> Les outils utilisés sur l'Internet (navigation, lien, messagerie, forum) sont également utilisés pour travailler sur le système d'information de l'entreprise : cela pose moins de problèmes d'adaptation aux outils que sur un applicatif classique, l'ergonomie générale des programmes devenant le modèle Internet
> L'Intranet glisse ainsi inexorablement vers l'Extranet qui facilite les échanges d'informations avec ses fournisseurs, sous-traitants, clients, distributeurs, partenaires...)
> C'est l'interconnexion afin d'augmenter la réactivité et la flexibilité globale, de réduire les coûts et les temps de réponse
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> L'Intranet devient l'outil qui permet à la fois de réduire les coûts et d'accroître la réactivité de l'entreprise
Les coûts à prendre en compte dans toute analyse préalable à une prise de décision sont les suivants :
> Le temps de redaction d'un cahier des charges et le temps de developpement basé sur des solutions open source (sans achat de licenses de logiciels)
> L'acquisition du matériel
> Les services de conseil et d'intégration
> Les coûts du personnel interne associé au projet
> La formation des utilisateurs
> D'autres coûts générés, par exemple, par l'édition de manuels de formation, le montage de séminaires de lancement, des campagnes d'incitation à l'utilisation |
Deux types de bénéfices peuvent être identifiés :
> Les bénéfices directs apportés par la mise en place d'un portail : Ils sont obtenus, par exemple, par un allégement des achats de papier, une diminution des souscriptions à des services, un gain sur le matériel retraité, une réduction des équipes de documentation et administratives
> Les bénéfices indirects apportés par l'utilisation du portail : Le gain de temps obtenu par les employés n'est pris en compte que s'il est valorisé dans des activités productives. Des exemples de bénéfices indirects sont trouvés dans l'accroissement des ventes réalisées avec le même nombre d'employés, une meilleure organisation des tâches, obtenue grâce à une meilleure circulation de l'information, une diminution des cycles de production qui réduit le délai de lancement des produits, une meilleure gestion des investissements. |
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| L'Intranet permet de mettre en œuvre les applications suivantes : |
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1) Un portail d'accueil, en général personnalisé qui permet à chacun de pouvoir s'orienter rapidement parmi les services offerts |
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2) Un service de messagerie électronique interne, diffusion de textes, images, graphes et de tous documents numériques, partage de tous fichiers |
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3) Un annuaire et des "sous-annuaires" particuliers. Cet annuaire peut comporter de très nombreuses informations sur lesquelles un moteur peut faire des recherches (compétences, expérience professionnelle, langues parlées, pays connus,...) L'Intranet est déjà un premier outil de gestion des compétences ("Knowledge Management") |
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4) Un site Web avec des informations sur l'entreprise et en particulier les news |
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5) Un accès à la "bibliothèque" de l'entreprise, aux bases informationnelles |
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6) Le e-journal d'entreprise, un outil de "com" qui consiste à mettre le journal d'entreprise sur le site Web éventuellement agrémenté de la possibilité d'inscrire les enfants du personnel aux colonies de vacances et de l'ouvrir au comité d'entreprise, aux syndicats… |
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7) Un réseau téléphonique IP permettant de substantielles économies, à la fois sur le coût des communications et sur celui du câblage des locaux : un seul câblage suffit pour les données et pour le téléphone. Le PABX devient un PC ou un routeur |
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8) Des Blogs d'entreprise, des forums ou news group qui ne fonctionnent en général que s'il y a un bon animateur sachant user intelligemment de la mailing-list pour attirer l'attention de tel ou tel sur un sujet qui doit l'intéresser ainsi que du forum lui-même pour ne pas encombrer les boîtes aux lettres |
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9) La possibilité de télécharger les outils logiciels |
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10) Des fonctions "secrétariat général" avec un agenda électronique de groupe pour l'organisation des déplacements et des remboursements des notes de frais, inscription aux formations, gestion des congés, organisation des réunions et réservations de salles, offres d'emploi à l'intérieur du groupe etc. |
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11) Un moteur de recherche permettant de retrouver les informations quelle que soit leur localisation ou le lieu où elles se situent dans le réseau d'entreprise (forum, news, web, bases de données, news group, notes internes en traitement de texte, bibliothèque, ...) |
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12) Un système de diffusion (Push) permettant à chacun en fonction de ses centres d'intérêts de recevoir les informations qui lui sont utiles (revue de presse, dépôt de brevet, modifications du site d'un concurrent, ...) |
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13) Les News, le cours de bourse de la société |
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14) Des espaces protégés, accessibles uniquement aux personnes qui ont à en connaître (conduite de projet, gestion du personnel, préparation d'un contrat, fonctionnement du conseil d'administration, ...) |
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15) La conduite de la production, ce qui permet de dissocier l'endroit où se situent les compétences (maintenance, dépannage) la gestion des commandes et des stocks ou les centres de décision (exécution et contrôle des travaux) de celui où se situe la machine |
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16) Des outils d'e-learning ; l'opérateur peut se former par tutoring avec un formateur distant. |
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17) L'intégration des systèmes de gestion (ERP). ERP, Enterprise Resource Planning)
Ceci est en particulier précieux pour les entreprises qui ont plusieurs implantations |
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18) Un outil pour les achats : la "supply chain management"
L'Intranet permet, à partir de fournisseurs référencés et de prix négociés, de fournir un catalogue interne de produits offrant à chacun la possibilité de composer sa commande, de la faire valider éventuellement par l'échelon hiérarchique adapté en fonction de son montant et, si nécessaire, de préciser ligne par ligne les instructions de livraison |
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19) Des outils de travail de groupe (groupeware) permettant une large autonomie dans l'organisation du travail |
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20) Une liaison avec la comptabilité et la finance. |
